2018年4月4日 星期三

<伊莉莎白國際禮儀協會講師陳美菁> 當下紀錄,有效管理會議!

(講師-陳美菁) Tiffany Chen
當下紀錄,有效管理會議~
以前很不喜歡參加會議,雖然在會議中可以獲得許多新的資訊,但是會後要產出的會議紀錄,是我一直不想面對的現實,逃避的下場就是曾在截止日前,花了三四個小時,聽著錄音、看著筆記,重新寫著當天的會議記錄。
還記得周純如老師課堂上講到,
她的會議紀錄都在會議結束當下就完成,
當下除了崇拜,另一個反應是怎麼可能?
不過,純如老師講授完整的會議流程,並針對各流程中提供可使用的技巧或工具,我依照我實際碰到的狀況去選擇適合我的方式:
1.我開始帶筆電進會議室,除了可繼續維持我的打字速度外,不用再翻著筆記重新回想,節省了我不少腦力與時間;
2.議程也是會議記錄的大綱,擬定議程,除可掌握會議進行的時間與討論方向,向下展開會議紀錄的撰寫就會比較容易。
3.多問多了解,會議中討論到不清楚的議題或專業的術語,會後就會追著當事者,跟他詢問請他提供資料,也藉此了解新的議題,並減少會議紀錄被退的次數。
現在會議記錄不再是我頭痛的問題,
在有效率地完成會議紀錄後,
即可進行交辦事項辦理情形回覆與成效追蹤管考,
增加工作成效。

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