<伊莉莎白國際禮儀協會講師＿米金> 收到邀請卡的三大注意事項!

 

小小邀請函，內藏大玄機

伊莉莎白國際禮儀協會講師-米金

初任秘書之時，總以為行程安排只要讓老闆的會議不衝突就是工作100分，殊不知，這只是行程秘書的基礎功...更重要的在後頭！！

在擔任行程秘書半年後，我如往日般收到了好幾張邀請函，其中有一張邀請函，長得非常特別，它不僅有中文邀請，還有英文邀請，上面還提到了Dress Code: 紫色相關的服飾，距離宴會的時間還有一個月之久。

我按照了以往的直觀判斷「非業務直接相關」、「非老闆熟識的人」，原本覺得「這個晚宴老闆大概不會去吧？」，打算要向老闆報備後，準備將這張美美的邀請函跟以往的邀請函一起束之高閣。

 

把邀請函送入老闆辦公室後，大約過了三天，老闆臉色不佳的找我談話，連續問了我幾個問題，「主辦者是否確定出席？」「其他與會者有哪些人？」「當日服裝要求？」，原本以為只是一張即將被我送入回收桶的卡片，沒想到裡面所包含的問題，我卻一個也答不出來，也在此時，我才注意到這張邀請函的重要程度。

 

知過能改，這是我在職場中學到的重要準則之一。

因此我仔細端詳邀請函後，開始向主辦方詢問這個晚宴的主人、其他來賓資訊以及晚宴目的與服裝基本要求及特殊的Dress Code 是什麼用意。

 

詢問的過程當中，才知道原來我輕看的這個晚宴居然是國際晚宴，而且會有頒獎等重要程序，如果沒有參加到這場晚宴，可以說是當年度最扼腕事項之一！

通常國際晚宴，因此會提前三個月邀請國際賓客，提前一個月邀請國內貴賓，為表慎重，更會使用中英文對照的資訊，而Dress Code，則是請出席嘉賓應該穿著的服裝元素。

 

過了兩天，我終於將這些資訊彙整完畢，簡要的向老闆說明後，也提出這個晚宴的注意事項及建議讓老闆參考，才終於讓老闆的臉上重展笑容。

 

如果在一開始我即能用心瞭解該行程，並且做好事前準備再送所有相關資料給老闆，老闆與我就不用多浪費五天在確認這個晚宴的行程資訊，而是讓老闆在看到資料的第一時間即能決定是否出席。

秘書基本功，瞭解行程內容很重要！