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2022年6月24日 星期五

【讓好事發生的背後英雄—依依】


圖:秘書協會會友陳依君

一個團隊的形成,建構在成員間要彼此信任不許背叛、長久培養出來默契,以及夢幻的團隊合作,才能夠造就精彩的團隊共融及長存。

 

2022年6月18日 星期六

秘書與特助從業人員到底有何差異

有很多人常問我秘書與特助從業人員到底有何差異,我將淺見說明如下:

秘書是『支援性角色』,
特助是『管理統整性角色』
很多秘書工作者做久了, 自己會認為自己具有特助能力, 但是深究其職能及職權會發現秘書大多是以執行成份居多, 以完成交辦事項為核心,而特助是以決策為核心的領導性幕僚工作, 能夠組織內、外部溝通協調及危機預防處理, 所以一般大型企業主管通常會有一位政務型幕僚特助負責統整對內運籌人際關係, 對外顧客關係管理, 以創造公司盈銷為最大宗旨, 所以特助相對執行範疇廣而深。
我常常在上課時會比喻, 特助與秘書工作的層級不同及思緒點差別舉例如下:
1.老闆要安排與客戶午宴
秘書可能會問老闆參加人員是誰? 想訂多少預算價位的餐廳? 更貼心的秘書會問客戶想吃什麼? 或是禁忌餐食為何? 應該訂什麼好餐廳或安靜場合等等細鎖事項。
特助就不同了, 他必須了解午宴的目的及參加人的層級, 我們要達到什麼業務合作或績效達成, 在餐敘中洞悉決策權為何人? 需要給予合約書嗎? 何時適合出手合約書簽訂? 對方可能會提出那些詢問點或需釋疑事項有那些? 以上事項都是必須紮實做準備的, 而且這些準備功夫要事先做很多資料分析及彙整收集。
2.預算表編列提報
秘書只需要接收預算表, 然後發給相關單位同仁書寫, 最重要的任務就是跟催達到如期如質完
成這些資料。 而特助是編訂及設計這份預算表發給秘書的人, 當然會有不一樣的層級及決策能力, 專業知識知能相對也差別很多。
所以我常會聽到我的學生murmur老闆的特助又沒做什麼事? 為什麼領那麼多薪水, 還常去吃好料, 此時, 我就會比對工作性質的不同及價值性的差別, 特助工作不是流程工作的執行者, 更是流程工作的優化者或建議者, 是必須將每項工作的連結性契合在公司的業績成長及產品開創上, 而非單一完成自己的內勤工作, 更要成為前端開發或業務同仁隨時的幫補者, 而在工作態度上主管需要的是一位有擔當的創業心態者, 而非領薪水的就業心態工作者。
我常對我的學生說, 當你想要成為理想中的角色, 你必須安靜的看待他的工作及能力之處, 若是你不會的你要想辦法或安排時間去學會, 若是發現對方不會的, 你要急起直追, 把這股抱怨的時間拿去學習能力的養成, 才是成就自己的務實之道。
公司的老闆都是聰明人, 他願意付等值的薪資給所聘僱之人, 一定有他存在的價值之處, 所以努力學習行人生財研管各大技能, 讓自己成為全能, 才能真正幫助老闆。
希望以上的內容表達能夠詳盡說明提問, 若有任何問題, 都歡迎交流, 我也喜歡新的觀點及看法。

2021年3月17日 星期三

大人的SmallTalk



 

在履歷課中,擔任行政.總務.秘書.助理...這類角色的朋友,常常是最焦慮的一群:他們憂心自己的工作不夠專業,也很難向別人說清楚自己的功勞與成就,尤其是過了三十歲,更是擔心職涯後半段要何去何從?
這樣的聲音我聽到了,這個領域我最信任,也最推崇的,就是
周純如
老師,今天上架的 #大人的SmallTalk 節目裡,她以自身的經驗跟大家談談,身為行政幕僚工作的你,如何把自己從「日常品」變身為「精品」!有很多具體的實踐方法,做下去真的有差~
對這個議題感興趣的朋友,我也建議你在週二先聽完這集節目,然後在晚上九點加入我跟周老師開設的 #Clubhouse 房間,可以即時跟老師對談,機會非常難得,提供相關資訊如下:
🎧選擇喜歡的收聽方式,立即收聽 #大人的SmallTalk
3月2日 星期二 晚上9點,歡迎聽完節目的朋友和老師一起加入討論!
Bryan帳號:@bryanyao(大人學 Bryan)
周純如老師帳號:@celinachoutw(周純如 CelinaChou)

周純如『客服必備 關鍵話術攻略』

 《已額滿,截止報名》

我看到承辦單位有寫
非會員現在有開放可以報名一次,
大家趕快去搶名額
【名人講座(讀書會)】4/14(三)
周純如『客服必備 關鍵話術攻略』
純如老師將帶領學員快速掌握服務前、中、後的話術技巧,說出對方想聽的話 便能打動人心(pink flower)
循序漸進方式➡️客服基本話術 框架建構(red arrow right)話術與聲音表情應用(red arrow right)規範話術制定

2020年11月11日 星期三

雙11,回想相親的日子

 


雙11,回想相親的日子

學生傳來這訊息,
讓我回想到我的相親經驗,真的好有趣,
有一次下班急忙趕到相親點,我媽及舅媽在跟對坐男士講話,我在旁聽他們聊天都沒說話,後來我的老闆打電話急叩我回公司,
我立刻跟三位長輩說,公司來電有急事,我必須回去處理。
然後立即禮貌的轉向男長輩說:伯父,抱歉,沒辦法等您兒子來,我們再約,起身回公司。
結果回家被媽一頓唸,
原來那位伯父就是我的相親對象。

2020年8月27日 星期四

👉行政職能十大工作術,打造台灣金秘書👈

行政職能十大工作術,打造台灣金秘書

時間管理是生活中不可忽視的一環,該如何讓自己贏在起跑點?10/31(六)Una老師傳授秘訣快來報名上課喔..

創新卓越 行政特訓

#我們有故事要說_上班奮鬥記

創新卓越 行政特訓
【頂尖秘書精修班】 心得分享

很高興參與這次中信房屋總部開的頂尖秘書精修班課程,身為秘書長的我們,在今天的課程中,學習到”簡報技巧”及”犀利下標術”及”如何善用APP軟體”。
周純如
老師的工作經驗分享,讓我們更深刻體悟到秘書在公司團隊中擔任非常重要的核心之一,不僅要提升自己讓自己變得更好,還要具有高度的熱忱、熱愛這份工作。
站在強大主管的身邊,身為秘書長的我們更不能遜色, 周純如 老師的一句話【秘書是 "日常品" ,如何把自己變成 "精品" 】走出屬於自己的頂尖道路,成為公司最強大的後勤支援。
我們是
中信房屋 - 三鶯團隊
最優秀、最美麗的秘書團隊,鼓勵所有的優秀美麗秘書們勇於不斷學習提升自己,磨練不同的職能,多學、多做、多看,每位皆可成為出色與眾不同的【精品】,身為秘書的你們,不但要相信自己、相信主管,更要有自信心,讓自己成為唯一值得信任的秘書,必能在工作崗位上協助 中信房屋-三鶯團隊。
感謝 #周純如 老師的分享,希望未來還有機會能夠參與 周純如老師的課程。
BY 秘書長 : 林珊潔、林姿怡 分享👍👍

🏠在地經營25年 , 最在地的好朋友 

2020年7月15日 星期三

<行政工作很薪酸!?!!> 如何由執行者躍升為管理者讓薪情高漲



你是行政人員嗎?
你想創建多功職能嗎?
你只是執行工作的秘書嗎?
你只是單純執行主管交辦任務者嗎?
你想讓自己由工作執行者提升為工作管理者嗎?
你想成為主管最不可或缺的秘書特助或行政幕僚嗎?

全系列由周純如老師主講設計課程, 讓你創建有效率行政腦
台北第十七期/台中第八期 高階秘書暨幕僚行政主管認證班全台同步開課
課程報名資訊:https://www.hr.org.tw/class2_2.asp?ctype=&autono=37665

在大眾的印象中,行政工作的取代性高,似乎是人人都能勝任的職務,從事行政工作多年,每到轉換工作時,總是最擔心自己的競爭優勢條件,如何能讓自己在職場上與別人做出差異化,讓自己脫穎而出成為無法被取代的角色,是此課程的最大目的。

老闆及高階管理者身邊的特助、秘書及幕僚行政主管,是協助高層管理者經營企業的關鍵人物。身為特助、秘書及幕僚人員應擁有哪些特質和心態?應具備哪些與高階主管互動思維的共感力?應具備哪些特殊的管理職能戰略?如何更加精準的接收高層管理者旨意且完整的傳達給下屬,並充分具體執行完成任務呢?

2020年6月1日 星期一

<周純如專欄> 職場應備基本功<勿忘初衷,永保熱情>


職場應備基本功<勿忘初衷,永保熱情>


相信大多數人在進入一家公司後,剛開始時一定是全力以赴,靠著年輕體力好再加上滿腔熱誠,什麼辛苦都不以為意。但是,慢慢時間久了,自己也有一些成就之後,什麼謙虛和熱情漸漸都拋諸腦後,越是一帆風順,就越是可能傲慢自大而不自知。
常有人形容公司職員有所謂的「三天」、「三個月」和「三年」這三個關卡。

2020年4月8日 星期三

好文分享~ 聰明不一定有智慧,但是智慧一定包括聰明



好文分享~
聰明不一定有智慧,但是智慧一定包括聰明
據說,左宗棠很喜歡下圍棋,而且,還是個中高手,其屬僚皆非其對手。
有一次,左宗棠微服出巡,看見有一茅舍,橫樑上掛著匾額「天下第一棋手」,左宗棠不服,入內與茅舍主人連弈三盤。主人三盤皆輸,左宗棠笑道:「你可以將此匾額卸下了!」。隨後,左宗棠自信滿滿,興高采烈的走了。
過沒多久,左宗棠班師回朝,又路過此處,左宗棠又好奇的找到這間茅舍,赫然仍見「天下第一棋手」之匾額仍未拆下,左宗棠又入內,與此主人下了三盤。這次,左宗棠三盤皆輸。
左宗棠大感訝異,問茅舍主人何故?
主人答:「上回,您有任務在身,要率兵打仗,我不能挫您的銳氣,現今,您已得勝歸來,我當然全力以赴,當仁不讓啦」...

2020年1月15日 星期三

<周五職場軟實力>你在等待工作交辦嗎?



你在等待工作交辦嗎?
真實案例:某天在上高階秘書幕僚班時,A學員問我一個問題……


A學員問:老師,公司的事務管理及採購都有專人負責,我們還需要去燒腦深入了解事務管理、請採驗的程序、表單使用設計細微事項嗎?
我回答:若是進入職場數年,職務內容還是停留在等待交辦並確實完成執行,已經不符合主管對於資深工作經驗者的期待!唯有提升自己成為流程設計者、缺失檢核者、危機預防者,才有成為幕僚職的可能。 
當學員問我這件事情時,我突然有感而發,將我配合過的秘書做了分類,試想,如果你是主管,哪種類型的秘書是你需要的呢?而身為秘書的您又是哪一類型呢?

2020年1月3日 星期五

周純如【讓主管不得不重用你的關鍵能力】🍀

《我們一起讓自己從職場日常品變精品》慶賀協會創立2週年限定優惠講座秘書行政職能大補貼系列講座2020年01月份講座這是一個🔥小資女變身董事長🔥的故事…25年前,只是一個集團收發室行政助理的周純如,一步步克服各種職場上的困難,協上助下發揮團隊最大綜效,一路從秘書、特助、管理部主管、客服部主管、行政總監、行銷業務副總一路升調為執行董事職,如今身為創業家的她,將與您分享歷程,如今自行創業更能感受艱辛,將與您分享創業者思維與就業者歷程,你一定不能錯過!
【讓主管不得不重用你的關鍵能力】🍀職能講座2週年紀念,特別邀請講座發起人,捷易通公司周純如董事,分享大家她這20多年職場經營的心法,讓大家快速成為老闆眼中不可或缺的重要人才!!日期:2020/01/08 (三)時間:19:00-21:00

2020年1月1日 星期三

201912課程花絮

201912課程花絮謝謝陪我一起走過這段日子的管顧公司,企業及好朋友們,授課雖然到處奔波非常忙碌,但因為有您們讓我的生活更精彩,https://www.facebook.com/Celina0404/

職場必學基本功/客戶服務/行政管理師/ 秘書行政工作術

2020我愛您們,攜手努力💪

2019年10月24日 星期四

<在專業領域學習成為更專業>~慶祝台北市專業秘書暨行政人員協會45歳生日快樂





民國83年,剛踏入職場行政領域的我,每天看著總裁秘書Jennifer的秘書工作,我心裡猶生羨慕,並暗暗的告訴自己,有一天我也要成為像她一樣專業的總裁秘書。
在同年的11月底,我看到經濟日報刊登秘書協會小蜜房讀書會,我還記得當時是由蔡月端小姐負責召集人,在寧波西街的一個談天樓,在當週六下午我就走進了小蜜房,並且加入台北市專業秘書暨行政人員協會至今,(線上加入會員請連結)http://www.secretary.org.tw/register.aspx,剛好25個年頭,台北市專業秘書暨行政人員協會,創會於民國6310月份,為一非營利性質之社會公益團體。多年來,所舉辦的各項會務活動https://www.facebook.com/tpsaafans,從早期『建立認同秘書工作的價值』,到近年的『提昇專業秘書形象』、『增進行政專業職能』,一直都是協會為全體會員努力且永續傳承的目標。

2019年8月10日 星期六

<勵志好文>《受得了多大的委屈,才做得了多大的事!》




《受得了多大的委屈,才做得了多大的事!》

受得了多大的委屈,做得了多大的事;受得了多大詆毀,就能承的住多大讚美;耐得住寂寞,才能守得住繁華。

為什麼一個老板再難,也不會輕言放棄,而一個員工做得不順就想逃走;為什麼一對夫妻再大的矛盾,也不會輕易離婚,而一對情侶常為一些很小的事就分開了?說到底,你在一件事,一段關係上的投入多少,決定你能承受多大的壓力,能取得多大的成功,能堅守多長時間。

偉大都是熬出來的。為什么用熬?因為普通人承受不了的委屈你得承受,普通人需要別人理解安慰鼓勵,但你沒有;普通人用對抗消極指責來發泄情緒,但你必須看到愛和光,在任何事情上學會轉化消化;普通人需要一個肩膀在脆弱的時候靠一靠,而你就是別人依靠的肩膀。
#金秘書為何那樣  #周純如 #秘書行政 #客戶服務

2019年8月3日 星期六

<秘書行政職能大躍升-周純如>高段秘書必備條件



高階行政秘書幕僚培訓講師—周純如 0921—176—667
celinachou71@gmail.com

中華產學職能發展協會創辦人
伊莉莎白國際禮儀協會創會理事長

#金秘書為何那樣  #周純如 #秘書行政 #客戶服務
隨著工作年資的增加,工作職掌必須具備以下職能才可進行薪資升級 
1. 協助主管進行跨部門溝通協調、資源規劃暨分配。 
2. 負責公司經營策略及專案管理分析、整合規劃、推動與執行。 
3. 執行主管交辦之相關事項。 
4. 整體思維、做事及決斷力、觀望大局的視野。

但在此同時秘書必須要嚴守要則,成為可賦與重大任務的幕僚
1. 多工處理能力(Ex. 同時接電話/算錢/整理東西)

2. 會計/法律相關
3. EXCELWORD、打字速度、了解網路等
4. 熟悉電腦操作
5. 會做簡報
6. 具有設計美感
7. 外語能力(英語、日語)

如果你有以下狀況,千萬不要應徵,不然會很痛苦
1. 你沒有耐心 (因為主管非常沒耐心,他都讓你幫他做些要耐心的事)
2. 你對於這世界沒有好奇心與創造慾 (那你會覺得很無聊)
3. 你嘴巴很大很喜歡亂傳八掛 (你可能會被主管警告)
4. 你做事很不機靈或動作太慢 (大多時間都很閒,所以做事時最好機靈點)
5. 你沒有獨立作業的能力 (因為主管交辦給你的事幾乎你都要自己搞定)

2019年7月30日 星期二

高階秘書不說的生存術…周純如分享



高階秘書不說的生存術…周純如分享
列印


2019-07-29 14:53
〔記者張聰秋/彰化報導〕捷易通科技董事周純如應勞動部勞動力發展署中彰投分署勞動學苑邀請,將於8月2日參加「產業勞動力永續發展研習」活動,與民眾分享高階祕書不說的雲端工作術,希望幫助求職者和上班族提升職能,傳授職場必勝術。
  • 8月勞動部接連在彰化縣鹿港鎮勞動學苑舉辦研習課程,3場演講場場精彩可期。(圖由勞動部勞動力發展署中彰投分署提供)
    8月勞動部接連在彰化縣鹿港鎮勞動學苑舉辦研習課程,3場演講場場精彩可期。(圖由勞動部勞動力發展署中彰投分署提供)
有11年秘書經驗的周純如,畢業第1份工作是公文收發助理,當時收發公文時,是使用空白紙本,每天畫線、寫主旨及來文者等,讓各部門簽收,但她漸漸覺得這種方法沒效率,便把它改成Excel表,依部門分類。有了這次經驗,她不只提升工作效率,更獲得主管認同升職為祕書。
她記得第1次跟老闆發生衝突,因為不滿老闆明明自己誤記日期,竟然在大庭廣眾下指責她,年輕的她當場大聲說:「我不做了!」事後老闆希望她再回來上班,周純如察覺自己也有不夠周延的地方,主動改變做法,每天5點下班前,跟老闆重複確認隔天的行程,同時詢問老闆是否安排了行事曆外的其他行程,會反省自己有哪些地方可以再改進,老闆看見她的改變,更加倚重她。
不少上班族都會感嘆工作永遠做不完,陷入「窮忙」,周純如也曾經歷過天天加班,每天提早到公司,最後一個下班。後來,她開始善用雲端的Google或App等各項工作術,加以運用在自己的工作領域,提高工作的效率。
周純如將以「過來人」的經驗分享實體文書檔案管理方法、雲端工作術、蒐集資料技巧、善用APP拿回時間主導權、跨界工作創造效率及時下最夯的雲端整合應用等。
8月勞動部接連在彰化縣鹿港鎮勞動學苑舉辦研習課程,除了安排周純如主講「高階祕書不說的雲端工作術」,8月16日由簡報練功團創辦人江樵主講「視覺化簡報製作關鍵技巧」、8月30日NLP國際專業教練張智傑主講「如何用NLP(神經語言做標竿學習)」。