2018年1月23日 星期二

達人整理術之<名片管理>




達人整理術之 <名片篇> 周純如    

      『Angela,請給我上星期經銷商會議王總的名片』,擔任秘書工作的朋友對這句話應該感到很熟悉。


若是沒有做好詳實的名片管理,這時的Angela勢必抱著一疊名片,得從第一張找到最後一張。幸運時,可能很快速就找到目標名片;運氣差些,那這張小小的紙片恐怕就是那一千零一張,排在最後。商場上的人際交往關係的顯現,藉由這張小小的紙片拉開序幕,它不僅是人脈存摺累積的來源,更是日後互動聯絡的重要媒介

      身為主管的秘書或助理每天面對一大堆名片,若無法以有制度的方法並藉用科技工具來管理名片,這將會耗費很多的時間在找尋名片這件小事上。而拜科技發展之賜,名片管理的工具不斷推陳出新,從以往最原始基本的名片簿/名片整理箱→excel檔案建立→outlook聯絡人→名片王(掃瞄歸檔)→名片全能王(拍照歸檔),讓名片的管理從原始的紙本整理進入到雲端數位化的應用。而不論科技如何演進,執行者必須因應主管或管理方便性而習得各項應用,茲將名片管理之應用面說明如下:

傳統式歸納名片工具類別
名片數量
適用工具
示意圖
較少
一般名片簿或
活頁名片簿

名片1.jpg
較多
名片整理箱

名片2.jpg
不限
個人電子名片機

名片3.jpg
不限
Excel檔案

名片4.jpg
不限
Outlook聯絡人

名片5.jpg
不限
名片王
(掃瞄歸檔)
名片6.jpg
不限
全能名片王
(照相歸檔)

 
名片8.jpg

名片管理的基本觀念:
1. 收到主管交付給您名片的第一時刻請先將見面日期/主題/會面場合詳實註記  完成。
2. 傳統紙張型式轉變為數位化型式
3. 分類的邏輯:
      (1)   依行業別/公司別/職稱別區分
      (2)   依國家別/區域別區分
      (3)   依來往密切度區分
      (4)   依英文或國字的部首、字母、姓氏筆劃來區分

      有鑑於科技產品日新月異,名片資料知識化及系統化演進,筆者目前皆使用以下的科技產品,效率化的整理名片,茲將整理歸檔步驟一一說明如下:
步驟
執行說明及操作圖示
1
●將欲歸檔之名片先行編號如下方圖文框:A130001,為類別代號,可依需求增加設定
●『13』為2013年,『0001』為名片序號,依經驗值一年設定一萬張『0001~9999』名片應該足夠的,若是一年內名片歸檔數為一千張,可以設為三碼『001~999』,可自行參酌。  
                 名片9.jpg
2
使用數位名片掃瞄器將實體名片進行正反面掃瞄,可單張或批次執行。

                  名片10.jpg
3
掃瞄完成後,此影像檔及資料將會直接儲存於電腦系統內,並且產生下方圖檔,此時您只需比對資料是否正確,比對完成後存檔即可。
 名片11
4
將此名片存入閒置的名片盒內,並且依序號排列整理,爾後若需要查看實體名片只要依序號取出實體名片即可。 
名片12.jpg
5
可將每一年度的名片集中歸納一起。  
                       名片13.jpg
手機版名片王操作法
 名片14.jpg名片15.jpg名片16.jpg
               
      名片管理僅是秘書龐雜工作中的一小部份,但若能依著具效率化與效能化的整理邏輯來思考,甚至結合時間管理的概念,並將融入每日的工作排程中,運用零散的空檔時間完成歸檔,或是在工作效能較差時做做不必動腦的名片掃瞄工作,不但節省了我們的時間,也累積了老闆人脈。

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