懂得拒絕、強化溝通協調 不需再每日加班

媒體專訪- 周純如
頂尖祕書周純如親授職場成功術

「掌握時間主導權」最重要，
「要懂得拒絕，不是每個人跟你說的事情都要馬上做，問題就出在你沒有跟別人溝通。比如說你正在處理很緊急的事情，但你的主管丟一個很急的東西過來，你可以說：


本專訪轉載至smart雜誌http://smart.businessweekly.com.tw/Reading/IndepArticle.aspx?ID=33245

一個雨天的午後，記者透過台北市專業祕書暨行政人員協會推薦，去拜訪他們口中的「超級祕書」周純如，明明上午才剛完成3個演講，但她臉上絲毫不見倦容。同事說，周純如除了工作外還常到各大專院校演講，但就算事務繁雜，她都是從容不迫的神情，祕訣就來自於嚴格的時間管理。

用行事曆＋便條紙管理行程
避免拖延待辦事項
在以前手機App還不普及的時候，周純如會用行事曆本和便條紙管理，老闆交代她事情，就用鉛筆記下，重要的行程則會用紅筆寫。現在她改用手機App來管理，她最常使用的是「Google日曆」與「ColorNote」（便條App），「像ColorNote我會把每個待辦事項寫下人、事、時、地、物，比如說朋友的應酬餐會，我會寫是在什麼情況下約，幾月幾號和誰見面，然後再貼到Google日曆上面。」周純如說。

周純如處事能從容不迫是來自11年的祕書經驗，「我以前跟的老闆都很兇，所以都是被罵到會的」她說。當年22歲的周純如，畢業第一份工作是公文收發助理，「收發公文時，帶我的姊姊給我一本十行紙，叫我每天畫線，寫主旨、日期、來文者，公文送到哪個部門就叫收的人簽名。但我就覺得這種方法沒效率，就把它改成Excel表，且依照部門來分。」經過這次經驗，她不只提升工作效率，更升職為祕書。

懂得拒絕、強化溝通協調
不須再每日加班
25歲時她到寶來集團旗下的儒碩股份有限公司，從部門的助理開始，歷經副總祕書、執行副總祕書、總經理祕書、總經理特別助理、管理部經理，最後到達客服部主管，她在儒碩共待了23年，其中祕書職涯共11年，擔任主管級則為12年。

她也經歷過天天加班的日子，那時她每天會提早1小時到公司，又做到最後一個才回家。後來，她發覺加班不只拖到隔天工作效率，更沒有自己的生活，因此除了用待辦清單掌握工作進度，她也開始想一些方法來避免同事拖延，「比如說老闆要我禮拜五把各部門開會資料收集完成，我就會跟各部門講禮拜三，讓自己有緩衝時間整理。」

1999年她升為總經理特別助理，因為表現優秀，開始被邀請到大專院校與企業講授祕書行政管理術。根據她過去11年的祕書經驗，她認為上班族在工作的時間管理上，一定要掌握下列3項要點：

1.替工作排序。
2.不要拖延。
3.掌握時間主導權。

尤其是「掌握時間主導權」她認為最重要，她說：「要懂得拒絕，不是每個人跟你說的事情都要馬上做，問題就出在你沒有跟別人溝通。比如說你正在處理很緊急的事情，但你的主管丟一個很急的東西過來，你可以說：『不好意思！剛剛陳經理也說這個很急。』他們自然就會去協調。你甚至可以提替代方案，例如：『現在我沒時間做，但Amy現在有空，她可以幫我。』藉此把時間的主控權放回自己身上。」此外，周純如在工作的時間管理上還有以下2個心法：

心法1》用4原則安排事情的優先順序
祕書或行政人員除了分內的工作，還須承擔主管的交辦任務，以及各單位的溝通協調，每天要完成的事項非常繁瑣，周純如會在每天下班前做2件事：①檢討今天沒有完成的事項；②寫下明天有哪些事情要做。最後，再依分項原則來安排輕重緩急。

分項原則她會分成4個象限：「重要又緊急」、「緊急但不重要」、「重要但不緊急」與「不緊急又不重要」。「重要又緊急」的事項，一定是當天一進公司就開始處理，處理完後才再開始處理「重要但不緊急」的事項，而「緊急但不重要」可適度的尋求協助或分工出去，降低這部分的事項數目，「不緊急又不重要」則可考慮不做。

心法2》將大型任務依步驟拆解，再排入行事曆
而針對需要長期執行或步驟較多的大型任務，周純如會使用「蠶食原則」。所謂的「蠶食原則」就是將大型任務依步驟分解，周純如解釋：「我覺得人在時間管理上最常犯的一個錯誤就是拖延，比如說剛剛接到下禮拜三要完成的任務，就應該要馬上寫到行事曆中，並把任務分成不同步驟，一天做一點，才不會常常拖到最後期限才開始做，通常都會來不及。」

周純如使用的是Google日曆，例如：她在7月2日收到記者專訪邀請，約好7月3日下午專訪，她就在行事曆中註記參與人員、地點與可能會用到的資料，並且計畫7月3日於採訪前寄個人簡歷給記者。她還計畫要將相關資料整理給記者，因此她再註記7月4日要整理採訪相關資料，並註記要在7月5日傳送給記者，至此完成整個任務。因此在她的行事曆中，時常會見到好幾天都在執行同一件任務，但其實裡面各是不同的執行步驟（詳見圖2）。