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在我們的秘書行政夥伴line群,
每天都有大約7,8百位的秘書行政工作者會討論增進秘書工作內容持續晋級的心法及技法,
今天大家跟風的製作各職務工作者的潛在及顯項工作內容,
2023年5月4日 星期四
2022年6月24日 星期五
2022年6月18日 星期六
秘書與特助從業人員到底有何差異
秘書是『支援性角色』,
特助是『管理統整性角色』
很多秘書工作者做久了, 自己會認為自己具有特助能力, 但是深究其職能及職權會發現秘書大多是以執行成份居多, 以完成交辦事項為核心,而特助是以決策為核心的領導性幕僚工作, 能夠組織內、外部溝通協調及危機預防處理, 所以一般大型企業主管通常會有一位政務型幕僚特助負責統整對內運籌人際關係, 對外顧客關係管理, 以創造公司盈銷為最大宗旨, 所以特助相對執行範疇廣而深。
我常常在上課時會比喻, 特助與秘書工作的層級不同及思緒點差別舉例如下：
1.老闆要安排與客戶午宴
秘書可能會問老闆參加人員是誰? 想訂多少預算價位的餐廳? 更貼心的秘書會問客戶想吃什麼? 或是禁忌餐食為何? 應該訂什麼好餐廳或安靜場合等等細鎖事項。
特助就不同了, 他必須了解午宴的目的及參加人的層級, 我們要達到什麼業務合作或績效達成, 在餐敘中洞悉決策權為何人? 需要給予合約書嗎? 何時適合出手合約書簽訂? 對方可能會提出那些詢問點或需釋疑事項有那些? 以上事項都是必須紮實做準備的, 而且這些準備功夫要事先做很多資料分析及彙整收集。
2.預算表編列提報
秘書只需要接收預算表, 然後發給相關單位同仁書寫, 最重要的任務就是跟催達到如期如質完
成這些資料。 而特助是編訂及設計這份預算表發給秘書的人, 當然會有不一樣的層級及決策能力, 專業知識知能相對也差別很多。
成這些資料。 而特助是編訂及設計這份預算表發給秘書的人, 當然會有不一樣的層級及決策能力, 專業知識知能相對也差別很多。
所以我常會聽到我的學生murmur老闆的特助又沒做什麼事? 為什麼領那麼多薪水, 還常去吃好料, 此時, 我就會比對工作性質的不同及價值性的差別, 特助工作不是流程工作的執行者, 更是流程工作的優化者或建議者, 是必須將每項工作的連結性契合在公司的業績成長及產品開創上, 而非單一完成自己的內勤工作, 更要成為前端開發或業務同仁隨時的幫補者, 而在工作態度上主管需要的是一位有擔當的創業心態者, 而非領薪水的就業心態工作者。
我常對我的學生說, 當你想要成為理想中的角色, 你必須安靜的看待他的工作及能力之處, 若是你不會的你要想辦法或安排時間去學會, 若是發現對方不會的, 你要急起直追, 把這股抱怨的時間拿去學習能力的養成, 才是成就自己的務實之道。
公司的老闆都是聰明人, 他願意付等值的薪資給所聘僱之人, 一定有他存在的價值之處, 所以努力學習行人生財研管各大技能, 讓自己成為全能, 才能真正幫助老闆。
希望以上的內容表達能夠詳盡說明提問, 若有任何問題, 都歡迎交流, 我也喜歡新的觀點及看法。
2021年3月17日 星期三
學習 周純如 Celina 老師的時間管理術~學員心得
感謝最優秀的學習者，
最精實的學習心得，
令人佩服
Daisy Sun──
覺得開心。
最近閱讀了下面兩本跟時間管理有關的書，學習 
周純如 Celina
老師的時間管理術，彙整時間管理優先順序 ABCDE 法的心得，做成簡報跟大家分享 
時間管理：先吃掉那隻青蛙(作者：博恩．崔西，出版社：Smart智富)
一流自雇者的時間管理術：打敗拖延症，每天只做7件事！(作者：博恩．崔西，出版社：Smart智富)
Background Photo by Nathan Anderson on Unsplash
大人的SmallTalk
在履歷課中，擔任行政.總務.秘書.助理...這類角色的朋友，常常是最焦慮的一群：他們憂心自己的工作不夠專業，也很難向別人說清楚自己的功勞與成就，尤其是過了三十歲，更是擔心職涯後半段要何去何從？
這樣的聲音我聽到了，這個領域我最信任，也最推崇的，就是
周純如
老師，今天上架的 #大人的SmallTalk 節目裡，她以自身的經驗跟大家談談，身為行政幕僚工作的你，如何把自己從「日常品」變身為「精品」！有很多具體的實踐方法，做下去真的有差～對這個議題感興趣的朋友，我也建議你在週二先聽完這集節目，然後在晚上九點加入我跟周老師開設的 #Clubhouse 房間，可以即時跟老師對談，機會非常難得，提供相關資訊如下：
選擇喜歡的收聽方式，立即收聽 #大人的SmallTalkYoutube
https://youtu.be/n-9tQmM7Bes
https://youtu.be/n-9tQmM7BesPodcast平台https://linktr.ee/da.ren.smalltalk
https://linktr.ee/da.ren.smalltalk3月2日 星期二 晚上9點，歡迎聽完節目的朋友和老師一起加入討論！
Bryan帳號：@bryanyao（大人學 Bryan）
周純如老師帳號：@celinachoutw（周純如 CelinaChou）
大人學Podcast（EP129）
今天晚上 21:00 在 Clubhouse 跟大人學 Bryan 有一場座談，歡迎加入舉手發問。
周純如老師帳號：@celinachoutw（周純如 CelinaChou）
Bryan帳號：@bryanyao（大人學 Bryan）
如果聽過最新的大人學Podcast（EP129）有什麼職場上的問題，也歡迎點進表單連結填寫：【行政管理師｜卓越幕僚工作術】20堂鍛鍊高效執行的工作術
【行政管理師｜卓越幕僚工作術】20堂鍛鍊高效執行的工作術，已全數上線，帶你創造組織堅實卓越行政團隊：：http://bit.ly/3rlBzhX
3/11（四）前，加入課程再加抽與我的 #線上諮詢會談室哦（限額5位），難得機會千萬別錯過囉！
回首 27 年的職涯場域，我最愛的工作就是擔任 #行政幕僚職 的那段時光，後勤行政就像舞台背後的襯托，透由專業稱職地幫補，規則流程化就序，成就主管的成功與自信，享受燈光下的掌聲。
在這輔佐過程中，真正領略到何謂『站在巨人肩膀上看世界』，更加清楚成功的人背後那股強大要成功的毅力態度及不凡氣度。後勤行政同仁常自覺，在目前的工作職場上持續努力了很久，卻面臨到一些無法突破的低潮瓶頸， 以及產業與主管的不同需求，容易對於工作產生倦怠感及無力感。
工作年資增加，在角色定位上必須做不同及更有深度的調整，並將更進一步創造在職場的價值，肩負辦公室管理、人事、訓練、專案管理、公關等等功能，以增加對組織的貢獻度及多工職能，並藉由 #瞭解組織的需求，確立自己在組織中可以發揮功能的空間或機會，培養強化分析、規劃及決策能力，協助高階管理者規劃並順利執行中⻑期的經營方針與策略，成為 #企業運籌帷幄的核心智囊！
行政管理師十大工作術學員心得
我是 
第1期 行政人員必備十大工作術 通過認證的學姊。
第1期 行政人員必備十大工作術 通過認證的學姊。當時每週不斷地操作討論的課程，讓我能把上課內容實際應用在專案管理工作之上，還有滿滿美食環繞，每週不重覆的精緻午餐、美味下午茶、可口零食、茶包、咖啡包。
第2期行政人員必備十大工作術認證準備開課！
由導師
周純如 Celina
與秘書協會講師群陪我們迎向工作挑戰，突破工作舒適圈的限制，提昇職場競爭力，從行政工作的「日常品」轉變成為「精品」。
公司有重要外賓來訪，該如何接待才能賓主盡歡？
公司有重要外賓來訪，該如何接待才能賓主盡歡？
在國際社交場合想認識某位貴賓，該怎麼做才恰當？
職場是施展抱負的重要場域，舉止得體不僅能幫你表現得更友善和自信，也會使人們更樂於與你共事，減少不愉快的社交摩擦，幫助你取得事業上的成功！
台北秘書協會指定訓練名師周純如，透過20堂幕僚必修的工作術，帶你建立個人專業形象：
▶︎行政管理：快速歸納及管理工作中的文書檔案。
▶︎溝通應對：精準接收高層管理者旨意並達成任務。
▶︎高效執行：高效運用數位工具與達成績效目標。
▶︎商務禮儀：兼顧專業和禮節的細節執行力。
(shiny)每一位職場工作者都渴望能有所發揮，被公司賞識並順利升遷加薪。然而，成大事的秘訣都從做好每一件小事開始，立即加入學習，邁向卓越幕僚！
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