你被淹沒在E-mail中嗎? 撰文：周純如

你被淹沒在E-mail中嗎?　撰文：周純如

因應電子化的時代來臨，往返書信及簽呈均改為電子化傳送，但面對每天海量的郵件時常發生以下困擾：

１該如何管理又不會漏了該處理的信件呢？

２每天看email及整理檔案花很多時間。

３有些信件看完丟掉又覺可惜，可是愈積愈多連整理都要花好多時間！

 

常常找不到郵件就用寄信者或是關鍵字搜尋，這樣的方法只是幫自己增加一個暫存槽區，而不是有效歸類整理，有些郵件信箱因容量限制，當發現無法執行收發信時，緊急請IT來檢測，才知道是信箱爆了，此時，為擔心誤刪了重要郵件，只能乖乖的一封一封檢查來移除郵件，以利清出空間，但常常沒有耐心一封一封檢查時，就用寄件者為主標來信刪除郵件，卻刪掉了重要的來信或附件檔案。

該如何有效的來整理自己的收件匣分類呢？

以多年來從事行政秘書的工作經驗及最高紀錄時同時服務５位高階一級主管，每天收發５位主管海量的郵件資料整理，秉持著彙集及保存時只留存具有持續性價值之文書、圖片、紀錄、照片、錄影（音）、電腦處理等資料，予以整理、分類、立案、編目，使其成為有組織、有系統、既便於管理又利於查驗之資料，故本次以郵件收件資料匣為例，說明如何有效整理，以提高工作效率，避免找尋電子文件。

首先將郵件分類成五大項目，茲說明如下：

先行建立收件匣分類別，並將其分為５大類別：

１待處理；２待閱讀；３待簽核；４待歸檔；５待丟棄
當收到郵件來時，馬上做分類（如圖示），前方所編撰的流水序號則是為了方便排序而加上的。



資料圖檔：周純如 

五大類別的歸檔規則如下：

A.         01待處理—來信必須再詢問相關資料或者再搜集佐證資料時，就先歸於此類，例如：ＫＰＩ的數字相佐，行程日期需調整，需再配搭其他時間或其他文件審閱的資料等。

B.         02待閱讀—來信內容事項較不緊迫，可以待有空時再好好欣賞，通常為好文共賞，週末趣遊，私人信件

C.         03待簽核—來信內容為電子公文或者需主管核定之文件資料，若是貼心的部屬，通常可以給主管一些ＴＩＰＳ讓主管判讀資料更完整，以利加快簽核時間。

D.        04待歸檔—來信夾帶有重要的附加檔案，專屬於ＯＯ專案的資料，必須將附檔另行存至該放置的資料夾中，切勿直接置於收件匣內

E.         05待丟棄—來信為沒有太久的留存價值，或者網路搜尋即可找到的資料，常隨應用方式不斷提升的資訊，例如：好朋友寄來的一封信：如何對付婆婆的十大好方法，想丟又有點捨不得，因為心想之後可能會用到，只好又存在收件匣內，以備不時之需，但這類的方法將會不斷推陳出新，其實沒有留存價值。

 

檔案管理的基本態度必須具有馬拉松精神的恆心及毅力，養成隨時歸檔的工作習慣，建立標準化流程方式，提高檔案使用效能，節省檔案儲存空間，並能適時共享與加值運用，成為最強大的資料庫。