加個小欄位，會議追蹤助你一臂之力！撰文 周純如

加個小欄位，會議追蹤助你一臂之力！~周純如

　　

擔任秘書時開會是一件令我痛苦的事，追蹤會議紀錄更是苦不堪言，尤其是碰到技術型的主管，每每追蹤會議執行結果老是碰壁，技術型主管通常會回應我一堆技術語言，然後接著講一串我聽不懂的code，總結就是要延遲完成時間。

待我回報給會議主席時，主席總是數落我的追蹤效率不彰，（這時我心裡總是ＯＳ：那你自己追看看！）　

下次開會時，回報未完成進度，主席就會說：我記得這件事講很久了，怎麼還沒完成？去查看看什麼時候決議的！我就得趕緊回頭翻歷史會議紀錄，去找到第一次決議的預計完成時間。

＜原使用表格：＞

會議內容
項 次	決議事項	執行單 位/人	預計 完成日	修正原因說明
１	iphone x HAC相容 性需依FCC編修程式	研發一部	180209	因為新規格加入, 較緊急

PS:其實這是去年9月就提到的事件,但因故一直往後遞延,主席只覺得很久以前就有提到,但無法確切知道延誤時程。

　　為能讓會議追蹤更有效率，利用下班時間認真地查了很多的資料與方法，也去坊間上很多會議管理的課程，融會貫通後研究出一份超好用的會議紀錄表格，讓會議追蹤時程頓時效率提升，真的僅僅加了一個欄位，此時不禁佩服日本的會議效率專家，將會議追蹤這件事也加入了人的心理感知，果然有效。　在追蹤會議執行進度時也幫助了我很多不必要的困擾，讓表格內容白紙黑色自己呈現，專案延遲時間無法遁形，全部一目瞭然，很多主管還會特別來跟我說延遲原因及預計延遲時間，並請我一定要羅列清楚說明。

<修改後追蹤表格>

應完成未完成事項
項　 項 次	決議事項	執行單位/人	預計完成日	修正完成日	修正原因說明
	1 iphone x HAC相 容性需依FCC編修 程式	研發一部	170930	180209	因為新規格加入,較緊急需先排入

PS:很清楚的看到原預計完成日為170930，修正完成日為180209，所有與會者都可以確切知道延誤時程，讓執行者也會有延遲感知。

　　會議主席事務繁忙，通常開會時必須融合各部室意見，共融最佳方案，往往開議花了很多時間，執行也不果，雖然會議紀錄者沒有實權能夠要求主管們要落實完成時間，但是若能花點心思細想如何協助主席快速完成追蹤進度，亦是對主席實質的幫助，方法對策是人想出來的，只要想更往前提升，一定會有解決方式，也能成為會議主席好的小幫手。

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