外賓接待關乎企業形象甚大<伊莉莎白國際禮儀協會講師-菲菲>

企業形象的重要性

  前陣子，集團有重要的國外貴賓至台灣公司商訪五日，所有相關前置作業都已安排好，包含：

1. 貴賓接送：確認班機行程、氣候、接送車輛確認、安排接送人員

2. 迎賓：參觀介紹、會議室及硬設備確認、商務會議概要

3. 晚宴安排：餐廳動線規劃、坐位及桌卡安排、菜色注意事項、服儀穿著提醒

4. 觀光行程：知名景點中英文簡介及解說、拉車時間、景點動線安排

5. 住宿安排：確認入住/退房時間、逃生動線、附近交通規劃、治安

以上等相關事宜，未料在貴賓即將訪台的前二日，接到配合的飯店業務通知因內部糾紛問題導致飯店門口有抗議字條，一掛上電話，立即報告上級主管有此突發情況之外亦立即前往去飯店現場視察情況。

  經了解，雖然不影響貴賓住宿品質，但因為貴賓是第一次到台灣做商務拜訪，為維持公司的企業形象及讓貴賓有好的觀感，故決定重新安排新的住宿飯店，雖然會超出既有預算，但企業形象及良好的國際觀感建立是非常重要的。

  經此事件也學習到不管計劃再周詳也趕不上變化，雖然配合的Ａ飯店有說明不會影響住宿的品質，甚至提供更優惠的專案折扣，但卻有可能影響到企業形象，此事件提醒了我，除了事先的規劃之外，也要有其配套措施以防止突發況狀產生的風險。