會議分類很重要，主管行程不打結<伊莉莎白國際禮儀協會講師-米金>

會議分類很重要，主管行程不打結

某天，另一個部門的秘書小如跟我談話，談到了公司最近安排的一個各部門主管要上的教育課程... 

我：「公司這次安排的教育課程時間真奇怪，都是跟例會時間衝突的，我只好幫我主管請假了。」 

小如：「對呀，不過我還是幫我主管報名了一個梯次，他也很高興要去上課咧！」 

我：「每個梯次不是都要去開年度的例行會議嗎？這樣好嗎？」 

小如：「我們部門又不一定要出席，常常沒被點名呀，如果要出席，到時候再來請假吧。」 

到了那天... 

我：「你的主管有出席例會嗎？」 

小如：「他去上課啊，我們部門負責例會的人又沒跟我說今天要去開會。」 

我：「剛剛我們負責同仁說，只有妳家主管沒去耶...今天是要全體部門主管出席的...」 

小如：「天呀！怎麼沒人跟我說，怎麼辦怎麼辦？！」 

如果是你，你會怎麼做呢？

之後，在小如部門的同仁與主管協調下，他們趕快請副主管出席會議，這件事情才險險落幕，而事後小如也跟主管如實報告這件事情，挨了主管的罵則不在話下。 

在協調過程中，小如跟負責同仁都在指責對方的不是，小如覺得同仁怎麼沒有提醒她，同仁覺得這種例行會議妳怎麼沒有保留主管的時間。 

在這個行程的安排上，小如自信自己會在上課以前知道例行會議是否會需要主管出席，因此一開始覺得自己先幫主管安排參加了非必要出席的教育課程。但是在會議前夕卻沒有再次確認例行會議的出席與否，才會產生了「需要出席的重要會議沒有出席，跑去上了非必要的課程」這個情況。 

因此秘書需要清楚分析會議的輕重緩急，出席必要與否，將會議依照重要程度來幫主管安排行程，這樣主管的行程才不會打結哦！

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