行程安排主動做，管理主管不出錯~伊莉莎白國際禮儀協會講師 - 米金

行程安排主動做，管理主管不出錯

「報告主管，這是您明天的行程與會議資料。」

每天的下班，我都以此為結尾來與主管「對話」，因為這件事情，讓我的主管終於改變了多年來的習慣...

我的主管在工作生涯中至少已經擔任十年的不同主管職務，在這十年中，他已經習慣了一定用紙本行事曆來登錄會議行程，即使後來已經有了秘書幫他登錄電子行事曆，仍然不改習慣。

當我擔任這位主管的秘書時，我主動的與主管溝通，好瞭解新主管的各項工作習慣，讓我在最短的時間內可以協助主管適應這個崗位，而行程安排，則是其中最重要的一環。

主管表示了自己寫紙本行事曆的習慣，也表達曾經想要改電子行事曆，可是卻沒有很完整的改掉的原因，比方手機操作問題、他的私人行程安排問題、擔心少登錄行程問題⋯⋯等等。

為了讓主管無痛轉換，我先在第一天協助主管設定手機同步作業，並且操作給主管看，讓主管瞭解他的手機保證可以看到最新的行事曆。

接著與主管溝通，我另外每天會將隔天的行程與彙整好的會議資料以私人訊息的方式傳送給他，讓主管可以再一次的確認自己隔天行程不出錯。

除了同步，我還會主動詢問主管是否有私人行程需要一併列入，以避免與公司會議衝突；在這樣的主動協助下，原本一開始還有寫紙本行事曆習慣的主管，過了幾天，即開始放心的不再尋找他的紙本行事曆；過了幾週，主管也習慣主動請我登錄他的私人行程。

在過了半年後，有退休前輩來邀請主管吃飯，發現主管都只有使用電子行事曆時，跟主管說還是要保留紙本行事曆登記重要行程才妥當，主管則是告訴前輩：「我的秘書會幫我登錄的很好，我放心。」

雖然只是短短一句認可的話，讓我確認我的行程安排方法是讓主管認同的，讓我感到開心不已！

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