<伊莉莎白國際禮儀協會秘書長米金> 行程安排就是羅列人事時地物嗎?

行程安排就是羅列人事時地物嗎?

有沒遇過老闆到達目的地問你:停車安排?連絡窗口人員在那?

行程安排五點眉角，清楚搞懂不誤點

秘書常常需要即刻的紀錄來電，而電話中常常會有許多資訊是秘書需要注意的，其中，最常遇到的便是行程約定。

當我是菜鳥秘書時，常常是「人云亦云」型的鸚鵡秘書，對方給我什麼資訊，我只是接收，不會判斷這樣的會議安排是否得宜，常常最後只能讓主管從眼中射出「冰箭」將我冰凍住...

而在菜鳥慢飛的過程中，抓住人事時地物五要點，讓我對於不論是臨時起意的會議或是需要提早安排的行程，都能輕鬆紀錄不出錯。

01. 人：瞭解除了自己主管以外，還有誰會去開會，知道了與會者身分以及與主管相較之下的身分，才能安排適當的會議室或會議議程。

02. 事：瞭解會議中心主旨以及大致重點，在向主管簡報安排的行程時才會搞得懂自己在講什麼，跟上主管思維。

03. 時：主管主持的會議，會議訂定時間需配合主管外，還要注意主管是否有習慣的開會時間，或某些時間是固定不能安排的；而當主管參加其他主持人會議時，主管則需要配合調整自己原有的會議，以便順利參加會議。

04. 地：會議參加人數、參加人員身分都會影響會議場地大小與會議地點的安排，切記，工作人員的人數也應該要加入喔！

05. 物：從一般會議所需具備的投影機、名牌、簡單茶水到午晚餐或下午茶的準備，甚至如是外出開會的備車備司機備路線，都應該一項項條列式準備好，最後輕鬆確認不出錯。

經過了這五要點的洗禮後，在同仁安排會議時，我總能依照五要點來確認主管的會議安排是否妥當，或者還有需要調整的地方提醒同仁調整，來完成最佳準備，再也不出錯！

#中華產學職能發展學苑

#伊莉莎白國際禮儀協會

#周純如