橫向聯繫很重要,會議安排不打折
秘書雯雯請經理去開9點會議,經理準時的到了會議室後,卻發現,怎麼沒有人到?
公司新人君君在3號時來向秘書雯雯詢問經理的開會時間,表明要請經理跟廠商開會討論事情,雯雯在確認了經理行程後,告知在20號的早上9點可以開會,君君表示瞭解,將會回去準備會議安排事宜。
到了當天,秘書雯雯請經理去開9點會議,經理準時的到了會議室後,卻發現,怎麼沒有人到?
詢問之下才知道,原來君君將會議安排在9點半開會,於是經理便先回到自己的辦公室,並向雯雯提到會議時間是9點半,晚點再過去。
雯雯當下震撼不已,時間怎麼會被調整了呢?!
她詢問了君君與其主管,原來君君平常安排自己的主管開會都是在9點半開會,所以自己將會議時間往後半小時開會,認為這樣才能有時間準備開會事宜,告知了所有的開會人員,但卻沒有告知雯雯。
而雯雯前一天跟主管再次確認會議時間與資料時,主管雖然一開始提到是9點半,但跟雯雯確認後,也表示會請君君提醒廠商是9點開會,可是最後卻因其他公事忘記提醒。
而當天早上,除了9點會議外,經理還有後續的兩個訪客行程,最後這個被延後了半小時的會議只好快速開完,草草結束,才讓經理能夠準時到下一個行程...
君君為了自己的習慣,擅自更動經理的會議時間,並且沒有向秘書雯雯告知最後跟廠商約定的開會時間;君君的主管在知道了會議時間約定不同,卻沒有確實的進行監督管理;而秘書雯雯,雖然進行了自己的確認職責,但沒有執行到最後,確認主管是否有轉達完成。
三者的工作執行沒有確實,導致了經理最後因為開會時間被壓縮,而只能降低開會品質,草草收場。
後來經過檢討,雯雯告知新人君君,約定開會時間,不能自己隨意調整,這是對會議主持人的尊重;如果真的有需要調整,也應該向秘書確認是否可以調整,好讓秘書可以將後續的行程做適當的安排與調整。
雯雯也跟君君主管檢討,當確認會議時間不同時,應該要儘速調整,如不能調整,也要趕快跟雯雯說明,以避免影響經理後續會議時間,而非答應了以後卻沒做到。
雯雯最後自己檢討自己,當知道有不同時,雖然自己已經提出修正要求,但應該要追蹤到最後,確認已修正完成,才是完整的將會議安排完成。
而這次的橫向聯繫不足,讓雯雯警醒到,當發現不對勁的時候,要用更多的時間來確認問題是否解決,才能讓經理的會議品質不打折!
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