最近在安排社團大型活動，光是前置作業就花了許久的時間，但最困擾的就是活動日期上的安排，由於是社團的活動，因此希望每位社員都可以參加，好不容易近50人的社團在協調與安排下，九成都可以如期的參與，而在活動即將開跑的前一週，社長突然希望可以邀請老闆一起參與同樂，因為事前並不知社長有此意，又或是臨時請意，加上強烈要求希望老闆可以參加，因此在社長的要求下，身為活動的窗口隨即告知老闆祕書有此活動希望老闆可以參與，並把活動日期、時間、地點、主題MAIL給老闆祕書，熟料老闆祕書回覆此活動日期剛好撞上老闆出差檔期............
身為活動組負責窗口的我，陷入了二難，只好儘速通知社長撞期一事，並告知若要異動活動舉行日期來配合老闆可出席時間可能會導致更多團員無法參與是否可以待下次活動舉辦時，再提早邀請老闆，以利雙方行程上的安排？
起初社長不答應並執意要求異動活動日期且以老闆的時間為主，在迫在眉梢的情況下與社長溝通了許久，告知其為難之處外，亦暗示社長社團活動的目的是以社員為主軸，並向社長說明及道歉自己沒有主動提醒及詢問是否還有其它人員或主管待邀約而導致此次的插曲，本身也會多加留意避免日後有類似的失誤發生，社長才勉為其難的點頭答應如期舉行，待下次活動再邀約，讓我不禁鬆了口氣，而此事件讓我學習到：
A.
於3個月發活動通知，讓大家投票勾選合適時間，並少數服從多數。
B.
事先詢問社團社長是否有需要邀約上級主管或其他佳賓。
邀約:（1）發活動通知佈達與會人員（於2個月前）；（2）日期時間及地點確認；（3）
活動目的及主題
C . 活動分工及安排，例如：
（1）依活動主題及交通便利挑選場地；（2）場地及人數確認；
（3）活動時間及費用佈達等……
最後，我只想說：辦活動真的很辛勞，但溝通協調更是門智慧。
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