<周純如專欄>「無私心且效率化」的協助主管決定行程

「無私心且效率化」的協助主管決定行程

　　行程管理是秘書重要工作之一，為主管有效安排行程，使其行程「化繁為簡」並且善加利用時間的運用及創造效率是稱職秘書必備職能。

主管最常有的行程頻率由高至低為1. 「會議出席」 2. 「出差或洽公」 3.「事務處理」。

　　行程安排進行往往從一接到行程邀約開始，秘書必須具有高度判斷力，裁定需要出席參加嗎？安排妥當又不會太急促，不給主管太多壓力呢？敏銳及細心判斷是很重要的。

　　在以前任職秘書期間，最喜歡的工作就是每天都將主管安排到外部行程，當主管不在時，我只要守好電話，不漏接重要來電，就能較自主的依進度來執行自我工作；反之，若主管在公司內，我就得被突如其來的主管交辦突發事件，打亂我自己的工作進度；也因此，我特別私心的喜歡安排主管出門。

　　某次司機大哥看了我給的行程，然後告知我這樣時間會很趕喔，等於主管要從台北市西區到東區，再從東區到西區，再由西區趕回北區的辦公室。當時的我沒有任何地理概念，也漫不經心的安排行程，因此沒有跟客戶有任何的協調，只是將時間登錄，就完成我的行程管理了，當天主管早上８：３０由內湖出門至西門町召開資訊早會，１０：００再由西門町至信義區參加１０：３０客戶開幕誌慶典禮，接著１２：００再由信義區趕至喜來登參加１２：２０客戶產品發表會，接著１３：００需至內湖總公司參加重要客戶來訪會議。

中午時我和同事外出用餐，１３：００回到公司看到主管吃著發表會致贈的餐盒，我順口問了司機大哥怎麼沒有帶老闆去吃飯？　司機大哥回我，行程時間排的這麼緊，來的及吞一口飯嗎？當時我也不以為意，只認為主管出門我很輕鬆愉快，卻沒有同理心的去思考主管及司機大哥的難處。

　　擔任一位稱職貼心的秘書，在行程安排上應該站在同理的位置上去判斷此事件，應考量因素必須有下列：
1.出席必要性
2.是否有代理人
3.替代方案
4.車程距離及交通尖峰時間
5.行程可否挪移等要素評估
無可諱言的，我只想到將主管送出門，不要叨擾我就好，殊不知也沒有體會到在外「奔波行程」的人遠比「安排行程」的人更辛苦啊！