不被牽著鼻子走<伊莉莎白國際禮儀協會講師-米金>

秘書的工作重點-不被牽著鼻子走

對於主管行程的安排，不應該輕易的直接被對方用「很急」、「很趕」的理由牽著走，即使對方說得再急再趕，自己仍然要保持冷靜來確認事情的急迫性與解決方案，才能做個從容面對各項工作的優雅秘書。

在公司擔任主管秘書以來，總是會接到許多電話來邀請主管參加各項大小型活動或者其他大大小小的會議，而負責安排行程的我，最重要的工作就是確認「參加」或「不參加」以及時間的安排，但這項工作，包含了很重要的輕重緩急分析...

前陣子遇到另一個部門的秘書致電給我，提出她的主管要約我的主管討論案子...

小美：「秘書你好，我是A部門的主管小美秘書，我的主管要跟你們主管談事情，請問明天上午十點過去可以嗎？」

我：「小美秘書您好，我的主管明天這個時段有會議，是否請您提供您的主管方便的幾個時段，我來詢問主管後再給您回覆呢？」

小美：「可是我的主管很急耶，他想要快點開會，不能明天開會嗎？」

我：「我瞭解您的問題，但是主管明天是整天在外面的會議，沒辦法中間離開，是否麻煩您先提供這兩三天方便的時間，或者電話聯絡您主管的方式，我會為您盡快安排好嗎？」

小美：「我問問看我主管...(話筒稍微遠離)」可以聽到小美很著急的直接對主管喊說「他們秘書說主管沒空，可以另外約時間嗎？」，過了一下，電話繼續接起，「我主管說好，那其他的時間是......，連絡電話是......」

最後，我在彙整了部門內有關這個案子的最新情形與急迫性後，一併將資料提供給主管，並且主動詢問主管是否要碰面或者以電話聯繫，主管選擇了直接與對方主管做電話溝通後順利解決了這次事情。

對於主管行程的安排，不應該輕易的直接被對方用「很急」、「很趕」的理由牽著走，即使對方說得再急再趕，自己仍然要保持冷靜來確認事情的急迫性與解決方案，才能做個從容面對各項工作的優雅秘書。

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