撰文:周純如
小玫是總經理秘書, 只要小玫一發話, 接收到指令的人沒有不緊張的。
凱傑回應總經理: 因為秘書小玫說總經理有非常緊急的事需要我趕緊回到公司開會, 因今天拜訪行程排的很滿, 我與下一位客戶的行程中有半小時的空檔,於是我就騎摩托車趕緊來回, 天氣炎熱才會滿身汗。
總經理一頭霧水的說,是什麼事很急啊! 於是詢問小玫是什麼事呢?
小玫說: 總經理方才中午時告知我希望凱傑能『儘快』讓您知道昨天客戶簽約final內容, 所以我立刻請凱傑回來回報。
總經理與凱傑對話完後, 請凱傑趕緊出門赴約, 並叮嚀小心騎車。
於是總經理找了小玫來討論這事, 總經理問小玫在聽指令時對於輕重緩急是否有所誤解? 並非很急的事情, 僅是交辦有此事, 小玫紀錄追蹤即可, 不需大費周章的請同仁立刻來面報, 或是小玫了解狀況回報即可。 小玫滿面委屈的說: 總經理我沒有聽錯的話, 您確實有說『儘快』二字, 這就意寓著您要趕緊得到答案, 於是立刻依總經理您的期待交辦, 殊不知有何錯誤?
身為高階主管的秘書必需洞悉主管的說話方式, 有些主管總是習慣性的說: 儘快, 趕快, 馬上, 立刻, 這些字眼, 必須貼心的詢問完成時程或方法, 將傳達的指令或訊息完整清晰, 將會讓所傳達指令的事項或方法更加輕省。
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