E-mail禮儀風範

E-mail禮儀風範

撰文：周純如

收發電子郵件，這事成為我每天打開電腦必需做的第一件事。

前天清晨，收郵件時就看到一封主旨寫著：『席次有限，請速回覆，逾時不候，謝謝！！』

心想，大概是參加活動或講座之類的廣告信，所以不加思索地將它歸至垃圾信件中。

過了二天，接到學生倩倩的來電，一開口就說：『老師，妳不來參加我和嘉文的婚禮嗎？』頓覺一頭霧水便急忙回答：『我當然會參加囉！你們二位是愛情長跑結成連理的班對，老師當然會到場祝福。』

倩倩說：『那我寄了mail邀請，您怎麼都沒回覆出席呢？』，原來被我誤以為廣告的垃圾信，竟是婚禮邀請函。

e-mail書信是現今人與人溝通或傳達訊息的重要工具。您是不是常常收到一些莫名其妙的電子郵件呢？沒有主題、文不對題、講了半天卻不知道這封電子郵件是給誰的、或是遲遲收不到對方的回覆信件？透過郵件無法展現我們的聲音、表情、語調，因此在用字遣詞上更顯重要，

該如何書寫一封正確又有禮貌的e-mail書信呢？

以下幾點事項及規範中體現：

1. 正確地書寫主旨：主旨就是這封mail所要傳達的主題，讓人看到主旨就知道這封電子郵件要談什麼；若沒有主旨是很沒有禮貌的，就好比找大家去開會，卻不知討論的議題是什麼。因此主旨與內文所要表達或說明事項必須一致，才能讓收件者判斷郵件的重要性及接續性，比如主旨寫『請各位票選員工旅遊地點』，接著看內文卻寫著『經由主管會議決議員工旅遊因故延後舉行，待日期確定後再進行票選。』會讓人感到錯愕及失望。
2. 一個Email只講一個主題，方便收信者引用該郵件，進行後續溝通，以及進行日後資料夾管理，當同一封主旨來來往往討論熱絡，此時卻有一成員突然寫了一件跟主旨都完全不相關的事情，這好比在與人對談時，突然有人插嘴講了一件完全不相關脫軌的事情之感。
3. 請不要隨便轉寄擾人的連鎖信，『當你看完這封信，若轉寄給１０位好朋友，你將會得到１００分的幸福，若不轉寄o#$%^&*』，這些連鎖文的內容在轉寄過程中不免刪刪改改變得似是而非，故請避免執行轉寄動作。
4. 內文採『倒金字塔』寫法，將最重要或議定的事項先行表達，再細部說明原由或狀態，避免收信者匆匆閱讀信件，結果漏看了重要事項的訊息。
5. 信件在多次的往來轉寄之後整篇內容變的一長串，引述上一封e-mail時，記得只引述「需要」的部份及自己的意見，轉寄郵件時適度刪除過長或不重要的內文，讓收件者更便於閱讀。
6. 回覆調查後的統計資料時，應該做完整的表格化統計數字，避免以『統計結果請看大家的回覆』，讓每位收件者自行參閱落落長的回覆信。
7. 說明細節及行動方案時，應以條列式表達『人、事、時、地、物』，而非作文述敘式書寫，讓收件者能快速理解。
8. 對於來文中所言之事若有不清楚，應該標示或引述不清楚之處，避免以情緒性字眼或不知所云來做為閱後回覆語詞。
9. 發文前應逐欄檢閱是否遺露或錯誤之處，收件者郵件地址、副本及密件副本是否正確、主旨與內文是否吻合、附加檔案是否附加完成，是否正確書寫字詞。
10. 發出郵件前必須為自己設計一份簡要合宜的簽名檔，將自己的名字、任職公司名稱、聯絡地址或聯絡電話書寫完成即可，切勿於簽名檔上附加自己的身高、體重、年齡等不相關的個人資訊。

　　電子郵件為我們帶來溝通的快速性與便利性，

倘若使用上不格外小心，不當的書寫情緒性字眼或操作不當，也會損及我們的人際關係，

因為在「一指神功」按下傳送時，亦是開啟人與人關係的重要關卡，因此除了遵守以上各項網路禮儀外，更要尊重收件者的心態或每個人的閱讀習慣，

對於不擅文字表達技巧的書寫者，我們要多以「同理心」去考量對方的立場，或另行使用電話及面對面溝通做澄清，以免造成主觀或偏見，破壞人際關係的合諧。