【讓好事發生的背後英雄—依依】

圖:秘書協會會友陳依君

一個團隊的形成，建構在成員間要彼此信任不許背叛、長久培養出來默契，以及夢幻的團隊合作，才能夠造就精彩的團隊共融及長存。

 

秘書與特助從業人員到底有何差異

有很多人常問我秘書與特助從業人員到底有何差異，我將淺見說明如下：

秘書是『支援性角色』,

特助是『管理統整性角色』

很多秘書工作者做久了, 自己會認為自己具有特助能力, 但是深究其職能及職權會發現秘書大多是以執行成份居多, 以完成交辦事項為核心,而特助是以決策為核心的領導性幕僚工作, 能夠組織內、外部溝通協調及危機預防處理, 所以一般大型企業主管通常會有一位政務型幕僚特助負責統整對內運籌人際關係, 對外顧客關係管理, 以創造公司盈銷為最大宗旨, 所以特助相對執行範疇廣而深。

我常常在上課時會比喻, 特助與秘書工作的層級不同及思緒點差別舉例如下：

1.老闆要安排與客戶午宴

秘書可能會問老闆參加人員是誰?　想訂多少預算價位的餐廳?　更貼心的秘書會問客戶想吃什麼?　或是禁忌餐食為何? 應該訂什麼好餐廳或安靜場合等等細鎖事項。

特助就不同了, 他必須了解午宴的目的及參加人的層級, 我們要達到什麼業務合作或績效達成, 在餐敘中洞悉決策權為何人?　需要給予合約書嗎? 何時適合出手合約書簽訂? 對方可能會提出那些詢問點或需釋疑事項有那些?　以上事項都是必須紮實做準備的, 而且這些準備功夫要事先做很多資料分析及彙整收集。

2.預算表編列提報

秘書只需要接收預算表, 然後發給相關單位同仁書寫, 最重要的任務就是跟催達到如期如質完
成這些資料。　而特助是編訂及設計這份預算表發給秘書的人, 當然會有不一樣的層級及決策能力, 專業知識知能相對也差別很多。

所以我常會聽到我的學生murmur老闆的特助又沒做什麼事?　為什麼領那麼多薪水, 還常去吃好料, 此時, 我就會比對工作性質的不同及價值性的差別, 特助工作不是流程工作的執行者, 更是流程工作的優化者或建議者, 是必須將每項工作的連結性契合在公司的業績成長及產品開創上, 而非單一完成自己的內勤工作, 更要成為前端開發或業務同仁隨時的幫補者, 而在工作態度上主管需要的是一位有擔當的創業心態者, 而非領薪水的就業心態工作者。

我常對我的學生說, 當你想要成為理想中的角色, 你必須安靜的看待他的工作及能力之處, 若是你不會的你要想辦法或安排時間去學會, 若是發現對方不會的, 你要急起直追, 把這股抱怨的時間拿去學習能力的養成,　才是成就自己的務實之道。

公司的老闆都是聰明人, 他願意付等值的薪資給所聘僱之人, 一定有他存在的價值之處, 所以努力學習行人生財研管各大技能, 讓自己成為全能, 才能真正幫助老闆。

希望以上的內容表達能夠詳盡說明提問, 若有任何問題, 都歡迎交流, 我也喜歡新的觀點及看法。

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