麻煩您們自己訂喔!

撰文:周純如
企業內訓課程中看到秘書育綺急忙去聯絡電話,焦慮與不安顯露無遺, 
依我的經驗應該是發生了緊急事件, 
下課時我聽到她在跟另一位秘書林誼對話: 妳怎麼去取消那包廂呢? 妳明知道那間餐廳的包廂很難訂, 更何況妳主管不去,我主管也會去啊, 對客戶來說我們都是同公司,只是不同事業群,妳有必要那麼自私嗎?

此時我看到秘書林誼面有難色的回答: 我不知道妳們是不是也會去同一間餐廳, 而且我也不知道那間餐廳包廂很難訂, 至少我一打電話去就馬上訂到, 妳與其有時間來責怪我, 為何不趕快去訂位呢? 而且我的主管取消和客戶的聚餐, 並沒有告知我換成你主管和客戶餐敘, 你這樣責怪我是沒有道理的, 我只接收到我主管跟我說取消這個行程, 我當然去取消訂位, 如果是妳應該也會這麼做的, 無端的被妳責怪, 我也很委屈。

仔細分析這情況, 嚴格來說育綺和林誼都沒有錯, 因為她們的訊息不夠完整, 以致於無法銜接上需求,,造成二人僅依照自己所知的去執行自認為應完成的事及各自份內應盡任務。接到主管指令取消餐敘行程,林誼取消餐廳訂位這是沒有錯的, 而育綺去電訂位時, 可能接到餐廳說: 你們公司不是訂位好才剛取消? 怎麼又打來訂? 大家都是在不知情的情況下, 依照各自的訊息給了回答及想法, 問題就出在雙方應對及質詢式話術的技巧, 因為各自表述立場而造成彼此的紛爭, 更甚者會被灌上”自私”的名號。本沒有對錯,只是立場不同。

若我是林誼, 我應該會在接收到主管通知取消行程的當下, 立刻詢問主管是否要另約時間呢? 或者取消的原因, 這樣就能得到更多訊息, 也可能知道是換主管去參加, 如此我就不會去取消包廂, 直接告知育綺訂位事宜, 若是育綺有其他地點選擇, 我才去取消, 若是同樣地點, 育綺一定很感謝我的幫忙及告知, 這樣也會讓同事相處間觀感更佳。