<伊莉莎白國際禮儀協會講師-米金> 會議安排之內外兼顧小技巧

大型會議要安排，內外兼顧好重要!

擔任秘書職務之時，遇到了公司要舉辦大型會議跟記者會，負責的同仁則是在接到任務之時，常常跑到我的面前，慌慌張張的說：「秘書秘書，我沒有弄過這些東西啊，到底我該怎麼辦呢？」

不要驚、不要慌，分成三階段，對內對外按部就班來完成。

1.會議前：

內部：先制定時間表，準備邀請貴賓名單、會議資料、會議簡報、主持人致詞稿、重要貴賓致詞稿、場地規劃安排、工作人員規劃安排等資料；前一週做確認及流程彩排；前一天則是再次確認會議資料是否皆為正確版本，現場是否都已妥善安排。

外部：確認邀請貴賓名單後，盡速送會議通知或邀請函邀請；前一至二週則需確認各位貴賓的出席情形。

2.會議當天：

內部：各工作人員按分工作業；特別是需要做好當日的會議紀錄與照片紀錄，這些都是之後公司要發布資訊的重要來源資料。

外部：隨時注意貴賓是否有需要幫助的地方；以最佳的姿態來面對貴賓。

3.會議後：

內部：會後的檢討是一定要的，才能知道是否還有需要改進的地方。

外部：盡速將需要公開的資訊放到公司網站上公布訊息；如有發布新聞稿，則要記得追蹤統計。

每次會議做清單，完成事項打打勾，才能確保不出錯。

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