小珮是公司行政部門的新人，前一陣子開始緊鑼密鼓地準備今年6月要召開的股東會議程及相關資料，因今年剛好遇到董事、監察人的任期即將屆滿，需要辦理改選。這是她第一次辦理，因過去無此經驗，她很緊張，壓力好大，要怎麼辦呢？
她只能調出三年前，選舉董事、監察人選舉的案卷參看。但，因為過去公司人員流動大，相關資料留存不完整，需要花很多時間找資料及整理，真的讓人傷透腦筋......。這次工作任務時間短又急，所以，她僅參考過去案卷的作法，未經過大腦思考，全盤照抄，後來被主管發現有很多的法令規章引用錯誤，她覺得好沮喪，為什麼像這樣例行性工作，還是常犯錯？
經主管瞭解之後才知道，小珮並未熟讀相關法令規章，如公司法及公司章程...等，亦未查證這些規章是否有增修過，就直接引用，而且過去她引用錯誤規章的情形，已不只一次了。所以，主管要求要檢討改善，並告知她，過去沒做好的，就從現開始建立制度及做成作業說明書，以避免類此事件，一再發生。
有關小珮這種錯誤，有可能也曾發在你我或周遭的同事身上，然而，我們要如何解決這樣的問題呢？
首先有關辦理例行性的會議，一定要規劃會議時程並列出檢核表，規劃時應將所有的人、事、時、地、物考慮進去，並參看下列伊莉莎白國際禮儀協會-米金講師的<會議安排之內外兼顧小技巧>按部就班來完成。
(一)會議前，要定會議時間表，確認邀請貴賓名單、會議資料、會議簡報、場地及工作人 員規劃安排等；發會議通知，前1週做確認及流程彩排。
(二)會議當天，作業要分工，會議紀錄與照片尤其重要，為對外發布資訊的重要來源資 料；同時瞭解貴賓的需求，並以最佳的姿態面對貴賓。
(三) 會議後，一定要檢討改善。每次會議建立會議辦理時程清單，完成事項打打勾，才 能確保不出錯，並善用PDCA管理循環，做好會議作業時程管控，以提升作業品質。
接著，要提醒職場新人或是甫任新職務的朋友們，當我們在執行任何一項新的業務或事項，一定得花時間，瞭解相關的作業流程，並讀熟執行該業務之相關法令規章。若有前輩可以詢問當然是最好，沒有的話，也得自行摸索，重要的是，都要認真學習，多用腦袋思考，及徹底地瞭解業務執行的始末，千萬不要一知半解，就埋頭苦幹起來了，這樣比不做還可怕。
最後，經過這次的歷練，小珮學會了做會議前、中、後的時間規劃及檢核表，並善用規劃(P)、執行(D)、檢核(C)、行動(A)管理循環，不斷地檢討改善，提升自己的工作能力及作業品質。知道在犯錯後，勇於認錯，並找出改善方法，馬上修正，從錯誤中學習，將這些累積，成為未來成長的養份，不要讓自己一直在挫敗情緒中，更不要在短時間內，再重覆犯錯。除此之外，還要建立一個完整且清楚包含每個小環節的工作流程檢查清單，秉持「堅持」的精神與「堅定」的信念，持續不間斷地檢討改進，如此一來，真的不亮也光，相信小珮一定能由「C咖」變成「A咖」。
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