達人整理術之<名片管理>

達人整理術之 <名片篇> 周純如    

      『Angela，請給我上星期經銷商會議王總的名片』，擔任秘書工作的朋友對這句話應該感到很熟悉。


若是沒有做好詳實的名片管理，這時的Angela勢必抱著一疊名片，得從第一張找到最後一張。幸運時，可能很快速就找到目標名片；運氣差些，那這張小小的紙片恐怕就是那一千零一張，排在最後。商場上的人際交往關係的顯現，藉由這張小小的紙片拉開序幕，它不僅是人脈存摺累積的來源，更是日後互動聯絡的重要媒介。

      身為主管的秘書或助理每天面對一大堆名片，若無法以有制度的方法並藉用科技工具來管理名片，這將會耗費很多的時間在找尋名片這件小事上。而拜科技發展之賜，名片管理的工具不斷推陳出新，從以往最原始基本的名片簿／名片整理箱→excel檔案建立→outlook聯絡人→名片王（掃瞄歸檔）→名片全能王（拍照歸檔），讓名片的管理從原始的紙本整理進入到雲端數位化的應用。而不論科技如何演進，執行者必須因應主管或管理方便性而習得各項應用，茲將名片管理之應用面說明如下：

傳統式歸納名片工具類別
名片數量	適用工具	示意圖
較少	一般名片簿或 活頁名片簿	​
較多	名片整理箱	​
不限	個人電子名片機	​
不限	Excel檔案	​
不限	Outlook聯絡人	​
不限	名片王 （掃瞄歸檔）	​
不限	全能名片王 （照相歸檔）	​

名片管理的基本觀念：

1. 收到主管交付給您名片的第一時刻請先將見面日期／主題／會面場合詳實註記  完成。

2. 傳統紙張型式轉變為數位化型式

3. 分類的邏輯：

      (1)   依行業別／公司別／職稱別區分

      (2)   依國家別／區域別區分

      (3)   依來往密切度區分

      (4)   依英文或國字的部首、字母、姓氏筆劃來區分

      有鑑於科技產品日新月異，名片資料知識化及系統化演進，筆者目前皆使用以下的科技產品，效率化的整理名片，茲將整理歸檔步驟一一說明如下：

步驟	執行說明及操作圖示
1	●將欲歸檔之名片先行編號如下方圖文框：A130001，為類別代號，可依需求增加設定 ●『13』為2013年，『0001』為名片序號，依經驗值一年設定一萬張『0001~9999』名片應該足夠的，若是一年內名片歸檔數為一千張，可以設為三碼『001~999』，可自行參酌。
2	使用數位名片掃瞄器將實體名片進行正反面掃瞄，可單張或批次執行。
3	掃瞄完成後，此影像檔及資料將會直接儲存於電腦系統內，並且產生下方圖檔，此時您只需比對資料是否正確，比對完成後存檔即可。
4	將此名片存入閒置的名片盒內，並且依序號排列整理，爾後若需要查看實體名片只要依序號取出實體名片即可。
5	可將每一年度的名片集中歸納一起。
註	手機版名片王操作法

               

      名片管理僅是秘書龐雜工作中的一小部份，但若能依著具效率化與效能化的整理邏輯來思考，甚至結合時間管理的概念，並將融入每日的工作排程中，運用零散的空檔時間完成歸檔，或是在工作效能較差時做做不必動腦的名片掃瞄工作，不但節省了我們的時間，也累積了老闆人脈。